Tally Course Part 11 - Payroll & Salary Management in Tally (Full Detail)

 

Payroll & Salary Management in Tally (Full Detail)

कोणत्याही उद्योग/कंपनीमध्ये कर्मचारी असतील तर त्यांचे वेतन, हजेरी, रजा, प्रोत्साहन, बोनस, PF/ESIC, Profession Tax आणि इतर कपाती यांचे व्यवस्थापन करणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे.
ही संपूर्ण व्यवस्था Payroll म्हणून ओळखली जाते.

Tally Payroll ही सुविधा कंपन्यांना कर्मचारी व्यवस्थापन + वेतन गणना + वैधानिक कपाती + रिपोर्ट्स + Salary Slip सगळे एकाच ठिकाणी देण्यासाठी तयार केलेली आहे.

 

Payroll ची आवश्यकता का?

प्रत्येक महिन्यात याची गरज भासते:

• किती कर्मचारी कामावर आले
• त्यांची हजेरी आणि रजा किती
• Salary किती द्यायची
• कोणत्या allowances / incentives द्यायचे
• कोणत्या कपाती (PF / ESIC / PT / Loan / Advance) लागू
• Salary Slip देणे
• Bank Upload File / Payment Sheet
• Employee Records

Payroll वापरल्यामुळे:
✔ वेळ वाचतो
✔ चुका होत नाहीत
✔ सरकारी कायद्यांचे पालन
✔ कर्मचारी विश्वास वाढतो

 

Tally Payroll चे मुख्य घटक

1.     Employee (कर्मचारी माहिती)

2.     Employee Group (Department / Category)

3.     Attendance / Leave Types

4.     Pay Heads (Earnings & Deductions)

5.     Salary Structure

6.     Payroll Voucher (Monthly Salary Processing)

7.     Payslip (Salary Slip)

8.     Payroll Reports

9.     PF / ESIC / PT Calculation

10. Increment & Bonus Management

 

१) Employee – कर्मचारी माहिती नोंद

Employee मध्ये खालील तपशील ठेवले जातात:

• नाव
• विभाग / पद
• Joining Date
• Gender / Marital Status
• Contact / Address / ID
• Bank Account Details
• Salary Category
• PF/ESIC/PT लागू आहे का?
• Payment Method (Cash / Bank)

Employee माहिती योग्य भरली तर Salary Processing अत्यंत सोपी होते.

२) Employee Group – विभाग/श्रेणी व्यवस्थापन

Employee Group म्हणजे समान प्रकारच्या कर्मचाऱ्यांचा विभाग.

उदा.
Sales Staff, Production, Office Staff, Management, Skilled / Unskilled Workers

Group वापरण्याचे फायदे:

• रिपोर्ट्स स्वच्छ
• विभागनिहाय Salary Sheet
• Performance व उत्पादन विश्लेषण

३) Attendance & Leave Management

Payroll मध्ये Attendance हा पायाचा दगड आहे.
Attendance नोंदवली नाही तर Salary अचूक होत नाही.

प्रकार:

• Present (P)
• Absent (A)
• Paid Leave (PL)
• Weekly Off (WO)
• Half Day (HD)
• Overtime (OT)
• Salary Per Month / Day / Hour / Piece Rate

Attendance Payroll Voucher किंवा Attendance Sheet मध्ये नोंदवता येते.

 

४) Pay Heads – Earnings आणि Deductions

Pay Heads म्हणजे Salary मधील घटक.
Tally प्रामुख्याने दोन प्रकार करतो:

🔹 Earnings (पगार वाढवणारे)

Basic Salary, DA, HRA, Conveyance, Overtime, Bonus, Commission, Incentive, Holiday Pay, Special Allowance

🔹 Deductions (पगार कमी करणारे)

PF, ESIC, Profession Tax, Loan Deduction, Salary Advance Adjustment, Late Deduction, Unpaid Leave

Pay Heads मध्ये Calculation Type ठरवले जाते:

• Fixed Amount
• Percentage Based
• Attendance Based
• Overtime Based
• Production / Piece Based

यामुळे Salary आपोआप अचूक तयार होते.

 

५) Salary Structure

Salary Structure म्हणजे कर्मचाऱ्याच्या वेतनाचे तपशील:

• Basic किती
• Allowances किती
• कोणत्या deduction लागू
• Net Pay किती

Salary Structure एकदा तयार केले की प्रत्येक महिन्यात Salary Voucher फक्त Attendance नुसार Auto Calculate होते.

 

६) Monthly Salary Processing (Payroll Voucher)

Attendance नोंदवल्यावर Payroll Voucher द्वारे Salary Process केली जाते.

Salary Calculation मध्ये:
Gross Salary = Earnings Total
Total Deductions = PF + ESIC + PT + अन्य कपाती
Net Salary = Gross Salary – Total Deductions

खालील सर्व माहिती Payroll Voucher मध्ये दिसते:

• Present Days
• Leave Days
• Overtime
• Gross Salary
• Deductions
• Net Salary

Net Salary मिळाल्यावर Payment Sheet तयार होते.

 

७) Salary Slip (Payslip)

Payroll Process केल्यानंतर प्रत्येक कर्मचार्‍यासाठी Payslip तयार होते.
Payslip म्हणजे कंपनीकडून दिलेले अधिकृत वेतन दस्तऐवज.

Payslip मध्ये असते:

• Employee Details
• Month & Attendance
• Earnings Breakdown
• Deduction Breakdown
• Gross Pay / Net Pay
• PF / ESIC / PT / Loan / Overtime माहिती

Payslip हे कर्मचारी आणि Audit दोन्हीसाठी महत्त्वाचे दस्तऐवज आहे.

 

८) Payroll Reports

उत्तम Payroll Reports व्यवसायाला अचूक निर्णय घेण्यासाठी मदत करतात.

Report	उपयोग
Payroll Register	महिन्याची Salary Summary
Attendance Report	हजेरी आणि अनुपस्थिती
Pay Sheet	Earnings आणि Deduction नुसार कर्मचारी तपशील
Deduction Summary	PF / ESIC / PT / Loan
Overtime Report	OT based Payment
Loan & Advance Register	देणी / वसुली
Cost Centre based Report	विभागनिहाय वेतन खर्च
Gratuity Report	Service Year नुसार Gratuity Calculation

 

९) PF / ESIC / Profession Tax / Statutory Compliance

Payroll मध्ये statutory deductions नियमांनुसार लागू केल्या जातात.

PF (Provident Fund)
सरकारकडून बचत योजना — Employee + Employer दोघे योगदान करतात.

ESIC (Employee State Insurance)
Employee Health Coverage

Profession Tax (PT)
राज्य सरकारचा कर — बहुतेक राज्यांमध्ये लागू

Payroll मध्ये हे deductions automated होत असल्यामुळे:
✔ चूक होत नाही
✔ नियमांचे पालन होते
✔ Government return filing सोपी होते

 

१०) Increment / Bonus / Performance Management

Tally Payroll खालील Salary बदल व्यवस्थित Support करते:

• Monthly Increment
• Annual Increment
• Yearly Bonus
• Festival Bonus
• Performance Rating आधाराने वाढ
• Department-based hike

Salary Structure Update केल्यावर पुढील महिन्यापासून बदल लागू होतात.

 

Payroll संबंधित सर्वात जास्त चुका आणि त्यांचे उपाय

चूक	उपाय
Attendance चुकीचा	Attendance Sheet नोंद खात्रीशीर
Pay Heads चुकीचे	Calculation Type योग्य ठेवा
PT / PF / ESIC चुकीचा	Government Slab updated ठेवा
Loan / Advance चूक	Installment schedule योग्य
Net Salary mismatch	Payroll Voucher पुन्हा तपासा

 

Payroll का आवश्यक? (निष्कर्ष)

Payroll चे व्यवस्थापन योग्य केले तर:

✔ कर्मचारी समाधान
✔ सरकारी पालन (PF/ESIC/PT)
✔ Audit मध्ये पूर्ण Compliance
✔ Financial खर्च नियंत्रण
✔ HR & Accounts दोघांवरचा ताण कमी
✔ व्यवसायासाठी वेळ आणि पैसा वाचतो

Payroll हे अकाउंटिंगमधील अत्यंत महत्त्वाचे आणि मजबूत स्तंभ आहे.